Skuteczna firma windykacyjna i jak wybrać najlepszą dla firmy

Najlepsza firma windykacyjna dla Twojej firmy to nie ta z największą reklamą, tylko ta, która przy Twoich fakturach odzyska najwięcej netto, czyli po odjęciu prowizji, opłat i czasu. Dla firmy z jedną fakturą na 6 000 zł i dla hurtowni z czterdziestoma zaległymi kontrahentami będzie to ktoś inny. Niżej masz kryteria, które da się sprawdzić przed podpisaniem umowy, tabelę sygnałów ostrzegawczych i listę pytań do handlowca.

Jak wybrać dobrą firmę windykacyjną

Dobrą firmę windykacyjną wybierasz po umowie, nie po stronie internetowej. W Polsce prowadzenie windykacji na zlecenie nie wymaga licencji, więc formalnie usługę może oferować każdy. Tym ważniejsze jest, żebyś przed podpisem sprawdził siedem rzeczy:

1. Firmę w rejestrze. Spółkę sprawdzisz w KRS, jednoosobową działalność w CEIDG. Zobacz datę rejestracji, zarząd i to, czy firma nie jest w likwidacji ani upadłości. Rachunek, na który dłużnik ma wpłacać, porównaj z białą listą podatników VAT.
2. Model rozliczenia. Czy płacisz tylko od sukcesu, czy jest opłata wstępna, abonament albo ryczałt za każdą sprawę. Każdy model ma sens, ale przy innym typie długów.
3. Prowizję od wpłat bezpośrednich. Wielu dłużników po pierwszym telefonie windykatora płaci prosto wierzycielowi. Sprawdź, czy wtedy też oddajesz procent.
4. Koszty etapu sądowego i komorniczego. Kto płaci opłatę od pozwu, zaliczki komornicze i wynagrodzenie prawnika, gdy polubowna windykacja nie wystarczy.
5. Raportowanie. Jak często dostajesz informację o sprawie i czy widzisz, co konkretnie zrobiono: telefon, pismo, wizyta, pozew.
6. Wyłączność i czas trwania umowy. Czy możesz w tym czasie sam dogadać się z dłużnikiem albo zgłosić go gdzie indziej.
7. Drogę wyjścia. Ile kosztuje wycofanie sprawy i czy firma oddaje dokumenty bez dodatkowej opłaty.

Firma, która na każde z tych pytań odpowiada konkretnie i na piśmie, zwykle jest też skuteczna w praktyce. Firma, która odpowiada „to zależy” i namawia na szybki podpis, zostawia sobie miejsce na opłaty, o których dowiesz się później.

Skuteczna firma windykacyjna w liczbach, które możesz sprawdzić

Skuteczność windykacji zależy bardziej od wieku długu niż od firmy. Faktura 45 dni po terminie, od dłużnika, który dalej prowadzi działalność, jest do odzyskania niemal zawsze. Ta sama faktura dwa lata później, od firmy bez majątku, prawie nigdy. Dlatego pytaj nie o „średnią skuteczność”, tylko o trzy rzeczy, które dotyczą Twojej sprawy:

• w jakim czasie od przekazania sprawy dłużnik dostaje pierwsze pismo i pierwszy telefon,
• po ilu dniach bez wpłaty firma proponuje pozew i kto podejmuje tę decyzję,
• czy firma sprawdza majątek i aktywność dłużnika, zanim zaproponuje sąd, żebyś nie płacił za wyrok bez pokrycia.

Liczby typu „odzyskujemy 9 na 10 długów” bez informacji, jakich długów dotyczą, nie mówią nic. Firma, która przyjmuje głównie świeże faktury, ma wysoki wynik bez większego wysiłku.

Ile bierze firma windykacyjna i który model rozliczenia wybrać

Firmy windykacyjne rozliczają się z firmami najczęściej prowizją od odzyskanej kwoty, czasem z opłatą wstępną. Prowizja rośnie z wiekiem długu i maleje z kwotą. Wysokość ustalana jest indywidualnie, więc zawsze proś o ofertę na piśmie dla konkretnych faktur. Szczegółowe wyliczenia dla faktur na 3 000, 15 000 i 80 000 zł są w poradniku ile kosztuje odzyskanie długu.

Pamiętaj, że w transakcjach między firmami część kosztów odzyskania należności przerzucasz na dłużnika. Należy Ci się rekompensata 40, 70 albo 100 euro i odsetki za opóźnienie, co opisujemy w poradniku o rekompensacie 40 euro i odsetkach.

Zapisy w umowie z firmą windykacyjną, które najwięcej kosztują

Najczęstsze nieporozumienia między wierzycielem a windykatorem nie dotyczą samej prowizji, tylko zapisów obok niej. Przeczytaj umowę pod kątem tych sygnałów:

Jeśli firma ma przejąć dług przez cesję, to już nie jest windykacja na zlecenie, tylko sprzedaż wierzytelności. Wtedy negocjujesz cenę za dług, a nie prowizję, i od chwili cesji nie masz wpływu na sprawę.

Pytania, które warto zadać przed podpisaniem umowy

Przygotuj listę faktur i zadaj handlowcowi te same pytania co konkurencji. Porównasz oferty w kilkanaście minut:

• Ile wyniesie prowizja przy moich fakturach i od czego dokładnie jest liczona?
• Co dzieje się, gdy dłużnik zapłaci mnie bezpośrednio?
• Kto i za ile prowadzi sprawę w sądzie, jeśli polubowna windykacja nie zadziała?
• Jak często dostanę raport i co w nim będzie?
• Na jak długo podpisuję umowę i ile kosztuje jej wcześniejsze zakończenie?
• Czy firma przestrzega kodeksu dobrych praktyk organizacji branżowej, do której należy?

Przynależność do organizacji branżowej nie gwarantuje wyniku, ale oznacza, że firma zobowiązała się do określonych standardów kontaktu z dłużnikami. To ważne, bo windykator działa w Twoim imieniu i jego zachowanie wpływa na Twoją relację z kontrahentem.

Kiedy firma windykacyjna nie jest Ci potrzebna

Windykacja to wygoda, za którą płacisz procentem. Przy wielu fakturach między firmami nie jest konieczna. Jeśli dług jest bezsporny, dłużnik dalej działa i liczy na nowe zlecenia, zwykle wystarcza nacisk, który możesz wywrzeć sam:

1. Pisemne wezwanie do zapłaty z nowym terminem, rekompensatą i odsetkami.
2. Zgłoszenie dłużnika po 60 dniach od terminu płatności i 30 dniach od wezwania. Zgłoszenie trafia do przeglądu i czeka, nie jest publikowane. Serwis nie wysyła pism ani wiadomości e-mail. Pieniądze trafiają w całości do Ciebie, bez prowizji od odzyskanej kwoty. Zgłoszenie składasz formularzem bez zakładania konta.
3. Pozew w elektronicznym postępowaniu upominawczym za czwartą część opłaty, gdy firma dalej nie płaci.

Firmę windykacyjną wybierz, gdy nie masz czasu na rozmowy z dłużnikiem, masz wiele drobnych zaległości albo potrzebujesz windykacji terenowej. Gdy dłużnik kwestionuje fakturę, potrzebny jest raczej prawnik niż windykator. Porównanie z kancelarią opisujemy w poradniku o tym, jak wybrać kancelarię do odzyskiwania długów, a cały proces ściągania należności od firm krok po kroku na stronie ściąganie należności i długów od firm.

Firma windykacyjna dla przewoźników, budowlanki i usług

W kilku branżach zanim wybierzesz windykatora, sprawdź przepisy szczególne, bo mogą dać Ci szybszą i tańszą drogę. Przewoźnik ma tylko rok na dochodzenie zapłaty za przewóz, więc nie może czekać na wynik długiej windykacji polubownej. Opisujemy to na stronie o tym, co zrobić, gdy niezapłacony fracht blokuje płynność. Podwykonawca budowlany może żądać zapłaty także od inwestora, jeśli zgłoszono mu zakres robót, o czym piszemy przy temacie wykonawca nie płaci podwykonawcy. Firma usługowa bez pisemnej umowy powinna najpierw zebrać dowody zlecenia, zanim przekaże sprawę komukolwiek.