Wezwanie do zapłaty z ostrzeżeniem o publikacji, wzór i terminy

Skuteczne wezwanie do zapłaty to krótkie pismo, które wskazuje fakturę, kwotę z odsetkami, nowy termin zapłaty (zwykle 7 dni), numer rachunku i konkretne kroki, które podejmiesz po jego upływie. Ostrzeżenie o zgłoszeniu dłużnika i o możliwej sprzedaży wierzytelności działa, bo dotyczy tego, na czym firmie zależy: zaufania kontrahentów. Pismo musisz wysłać tak, żeby mieć dowód, kiedy i dokąd trafiło.

Po co wysyłać wezwanie, skoro termin już minął

Wezwanie ma trzy zadania. Po pierwsze, często wystarcza, bo wiele faktur zalega z powodu bałaganu, a nie złej woli. Po drugie, jest dowodem, że próbowałeś rozwiązać sprawę bez sądu, o co pyta formularz pozwu. Po trzecie, gdy termin zapłaty nie był ustalony, to właśnie wezwanie czyni dług wymagalnym: zgodnie z art. 455 Kodeksu cywilnego dłużnik musi wtedy zapłacić niezwłocznie po wezwaniu.

Wezwanie nie przerywa biegu przedawnienia. Jeśli do końca terminu zostało niewiele czasu, samo pismo nie wystarczy i trzeba działać przez sąd albo uzyskać od dłużnika pisemne uznanie długu.

Co musi zawierać wezwanie

• Dane obu firm: nazwa, adres, NIP wierzyciela i dłużnika.
• Podstawę: numer i data faktury albo umowy, termin płatności, kwota należności głównej.
• Odsetki: informacja, że naliczasz odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych od dnia po terminie, ewentualnie z kwotą na dzień wysłania pisma.
• Rekompensatę: kwotę w euro i w złotych, zależną od wartości faktury (40, 70 albo 100 euro).
• Nowy termin: konkretną datę albo liczbę dni od doręczenia, najczęściej 7.
• Numer rachunku i tytuł przelewu, żeby wpłata nie zginęła.
• Ostrzeżenie: jakie kroki podejmiesz po terminie. Tylko takie, które naprawdę zamierzasz podjąć.
• Podpis osoby uprawnionej do reprezentowania firmy albo pracownika działającego z jej upoważnienia.

Jak sformułować ostrzeżenie, żeby było zgodne z prawem

Ostrzeżenie ma informować, a nie straszyć. Wolno zapowiedzieć kroki, które przysługują Ci zgodnie z prawem: skierowanie sprawy do sądu, zgłoszenie dłużnika w serwisie, który po wysłaniu pisma i terminie na sprzeciw publikuje informację o aktywnym długu, albo sprzedaż wierzytelności innej firmie. Nie wolno grozić czymś, czego nie masz prawa zrobić, ani wywierać presji przez osoby trzecie, na przykład rodzinę właściciela. Unikaj też określeń piętnujących, bo pismo może trafić do akt sprawy.

Jeśli planujesz zgłoszenie dłużnika w DłużnikNet, wezwanie musi zostać wysłane co najmniej 30 dni przed zgłoszeniem, a dowód jego wysłania dołączasz do zgłoszenia. Wzór wezwania z ostrzeżeniem i wzór zawiadomienia o przelewie wierzytelności znajdziesz w panelu.

Wzór wezwania do zapłaty

Miejscowość, data

Wierzyciel: nazwa firmy, adres, NIP
Dłużnik: nazwa firmy, adres, NIP

Ostateczne wezwanie do zapłaty

Wzywamy do zapłaty kwoty ... zł tytułem należności z faktury nr ... z dnia ..., płatnej do dnia ..., wraz z odsetkami ustawowymi za opóźnienie w transakcjach handlowych liczonymi od dnia ... do dnia zapłaty oraz rekompensatą za koszty odzyskiwania należności w kwocie ... euro, to jest ... zł, w terminie 7 dni od doręczenia niniejszego wezwania, na rachunek nr ..., tytułem „faktura nr ...”.

Informujemy, że po bezskutecznym upływie tego terminu zgłosimy dług do serwisu, który po zawiadomieniu Państwa i upływie terminu na sprzeciw publikuje informację o aktywnym długu firmy. Rozważamy również sprzedaż wierzytelności innemu podmiotowi albo skierowanie sprawy do sądu, co zwiększy koszty po Państwa stronie.

Jeśli należność została już zapłacona, prosimy o przesłanie potwierdzenia przelewu.

Podpis

Jak i kiedy wysłać wezwanie

Liczy się dowód. Najpewniejszy jest list polecony za potwierdzeniem odbioru wysłany na adres siedziby z rejestru. Wiadomość e-mail też wystarczy, jeśli wysyłasz ją na adres, którego dłużnik używał w korespondencji o zamówieniu, i zachowasz kopię z datą. Dobrą praktyką jest wysłanie obu wersji tego samego dnia.

Nie wysyłaj serii coraz ostrzejszych pism co kilka dni. Jedno porządne wezwanie, a po nim konsekwentny krok, działa lepiej niż dziesięć przypomnień.

Co, jeśli dłużnik odpowie

Jeśli dłużnik zapłaci, sprawa jest zamknięta. Jeśli poprosi o rozłożenie na raty, zawrzyj porozumienie na piśmie i wpisz w nie, że dłużnik uznaje dług w całości. Takie uznanie przerywa bieg przedawnienia i jest mocnym dowodem w sądzie. Jeśli dłużnik zakwestionuje dług, na przykład zarzuci wady towaru, sprawa przestaje być bezsporna. Takiego długu nie przyjmiemy do publikacji, a dalsza droga prowadzi zwykle przez sąd.

Wezwanie zwykłe, przedsądowe i ostateczne

Nazwy pism bywają różne, ale prawo nie przypisuje im odmiennych skutków. Liczy się treść. Przypomnienie o płatności to uprzejma wiadomość tuż po terminie. Wezwanie do zapłaty zawiera już kwotę z odsetkami, nowy termin i ostrzeżenie. Ostateczne albo przedsądowe wezwanie to zwykle ostatnie pismo przed konkretnym krokiem, wysłane w formie, która daje dowód doręczenia. W większości spraw wystarczy jedno przypomnienie i jedno ostateczne wezwanie.

Najczęstsze błędy w wezwaniach

• Brak numeru faktury albo kilka faktur w jednej kwocie bez rozbicia. Dłużnik nie wie, za co płaci, a Ty nie wiesz potem, którą fakturę zaliczyć.
• Wysłanie pisma na adres, którego dłużnik nie używa, bez dowodu nadania.
• Termin „niezwłocznie” zamiast konkretnej daty. Trudno wtedy wykazać, kiedy minął.
• Zapowiedź kroków, których potem nie podejmujesz. Dłużnik szybko uczy się, że Twoje pisma nic nie znaczą.
• Pominięcie odsetek i rekompensaty. Należą Ci się z mocy ustawy, a wpisane do pisma zwiększają presję na szybką zapłatę.

Co dalej po bezskutecznym wezwaniu

Gdy minie 30 dni od wysłania wezwania, a dług jest wymagalny od co najmniej 60 dni, możesz zgłosić dłużnika. Sprawdzimy dokumenty i wyślemy mu pismo z terminem 14 dni. Dopiero gdy nie zapłaci i nie złoży sprzeciwu, jego profil pokaże aktywny dług. Spłata trafia bezpośrednio do Ciebie, a my nie pobieramy prowizji. Plan Wierzyciel kosztuje 299 zł netto + 23% VAT miesięcznie albo 149 zł netto + 23% VAT miesięcznie przy płatności rocznej. Jak przebiega cała procedura, pokazujemy na stronie jak to działa.