Niezapłacona faktura za usługę i odzyskiwanie długu bez umowy
Brak podpisanej umowy nie zamyka drogi do pieniędzy. Zlecenie z maila, akceptacja oferty i ślad wykonanej pracy wystarczą, żeby wezwać klienta do zapłaty, a po 60 dniach zgłosić firmę, która nie płaci. Wysyłamy jej pismo z 14 dniami na spłatę, bez prowizji od odzyskanej kwoty.
Tylko długi firm z CEIDG albo KRS, od 500 zł. Spłata trafia w całości na Twoje konto.
3 lata
przedawnienie faktury za usługę w firmie
60 dni
od terminu płatności do zgłoszenia
14 dni
na spłatę po piśmie do dłużnika
0 zł
prowizji od odzyskanej kwoty
Bez umowy na piśmie
Czy można odzyskać dług bez umowy
Można. Usługę zamawia się często mailem, telefonem albo na komunikatorze, a prawo traktuje to jak zwykłą umowę. Kodeks cywilny pozwala wyrazić wolę każdym zachowaniem, które ją ujawnia (art. 60), więc o wyniku decydują dowody, a nie podpis.
Zbierz cztery rodzaje śladów. Jeden rzadko wystarcza, razem tworzą obraz, którego klient nie podważy jednym zdaniem „nic nie zamawialiśmy”.
Zlecenie albo akceptacja oferty
Mail „robimy, startujcie”, odpowiedź na wycenę, zamówienie w systemie klienta, wiadomość na komunikatorze z ustaleniem ceny. To jest umowa, tylko zawarta w innej formie niż podpis na papierze.
Faktura i dowód jej doręczenia
Faktura nie musi mieć podpisu. Wystarczy pokazać, że dotarła: numer KSeF, mail z załącznikiem, potwierdzenie z programu do faktur albo odpowiedź klienta, który o niej pisał.
Ślad wykonania usługi
Protokół odbioru, raport z prac, link do wdrożonej strony, zdjęcia po montażu, list przewozowy z podpisem odbiorcy, zgłoszenia zamknięte w systemie zadań.
Zachowanie klienta po wykonaniu
Zapłacona zaliczka albo wcześniejsze faktury za to samo, prośba o poprawki, korzystanie z efektu pracy, obietnica zapłaty „w przyszłym tygodniu”. Każde z nich potwierdza, że usługa była zamówiona.
Czego unikać przy zbieraniu dowodów
Nie dopisuj niczego do starych maili i nie twórz protokołów po fakcie z datą wsteczną. Jeśli klient zgłaszał uwagi do jakości, zachowaj tę korespondencję i swoją odpowiedź. Spór o to, czy dług w ogóle istnieje, wyklucza publikację, ale zwykła reklamacja załatwiona poprawką nim nie jest.
Faktura za usługę
Faktura bez podpisu też jest podstawą do zapłaty
Trzy rzeczy, o które pytają wykonawcy, zanim zdecydują, czy walczyć o pieniądze.
Podpis nie jest potrzebny
Ustawa o VAT nie wymaga podpisu wystawcy ani odbiorcy na fakturze. Klient, który odmawia zapłaty, bo „nie podpisał faktury”, nie ma racji. Liczy się doręczenie i wykonana usługa.
KSeF ułatwia dowód doręczenia
Faktura wystawiona w Krajowym Systemie e-Faktur dostaje numer i datę przyjęcia. Nabywca ma do niej dostęp w systemie, więc trudniej mu twierdzić, że jej nie widział. Numer KSeF wpisujesz w zgłoszeniu.
Masz 3 lata, ale nie czekaj
Roszczenie z faktury za usługę w działalności przedawnia się po 3 latach, z końcem roku. Umowa o dzieło ma 2 lata od oddania dzieła. Zgłoszenie przyjmujemy, gdy do końca terminu zostaje co najmniej 60 dni. Szczegóły w poradniku o przedawnieniu długu firmy.
Dla kogo
Firmy usługowe, którym klienci najczęściej nie płacą
W usługach nie ma towaru, który można odebrać z magazynu. Dlatego zgłoszenie z pismem i widocznym długiem działa tu mocniej niż przy sprzedaży.
Agencje marketingowe i studia
Kampania puszczona, raport wysłany, a faktura za drugi miesiąc wisi. Zlecenia często idą mailem i na komunikatorze.
Software house i freelancerzy B2B
Sprinty rozliczane z godzin, akceptacja w systemie zadań zamiast podpisu, klient korzysta z wdrożenia i nie płaci za ostatni etap.
Podwykonawcy budowlani i instalatorzy
Prace dodatkowe zlecone ustnie na budowie, protokół częściowy, generalny wykonawca przetrzymuje płatność.
Transport i spedycja
Zlecenie transportowe z giełdy ładunków, CMR podpisany przez odbiorcę, a fracht nie wpływa mimo upływu terminu.
Biura rachunkowe i doradcy
Klient przestał płacić abonament, ale wciąż przysyła dokumenty. Umowa wygasła, współpraca trwała dalej.
Sprzątanie, ochrona, serwis
Usługa cykliczna wykonywana co miesiąc, harmonogram w mailu, faktury zaległe za dwa albo trzy okresy.
Jak odzyskać pieniądze za wykonaną usługę
Cztery kroki od zaległej faktury do pisma u dłużnika
-
1
Złóż dowody w jedną teczkę
Faktura, zlecenie w dowolnej formie, ślad wykonania i korespondencja o płatności. Kreator przyjmuje PDF, JPG i PNG.
-
2
Wyślij wezwanie do zapłaty
Z numerem faktury, kwotą i nowym terminem. Mail z datą wystarczy jako dowód wysłania. Wzór wezwania z ostrzeżeniem znajdziesz w panelu.
-
3
Zgłoś dług po 60 dniach
Gdy od terminu płatności minęło 60 dni, a od wezwania 30, zgłaszasz firmę. Zespół porównuje dane z dokumentami i rejestrami, zwykle w 2 dni robocze.
-
4
Dłużnik dostaje 14 dni
Pismo podaje kwotę, dokument i Twoje konto. Spłata idzie do Ciebie w całości. Bez spłaty i bez sprzeciwu dług może pojawić się na profilu firmy.
Pełny opis procedury, sprzeciwu i publikacji jest na stronie jak działa zgłoszenie dłużnika.
Porównanie
Zgłoszenie, sąd czy windykacja przy fakturze za usługę
Przykład dla faktury na 8 000 zł netto za wdrożenie, zapłaconej zaliczki i braku umowy na piśmie. Drogi się nie wykluczają.
| Zgłoszenie dłużnika w DłużnikNet | Pozew o nakaz zapłaty | Windykacja na prowizji | |
|---|---|---|---|
| Koszt | abonament od 149 zł netto + 23% VAT miesięcznie w planie rocznym, bez prowizji | opłata sądowa od wartości sporu, w e-sądzie czwarta część zwykłej opłaty | procent od odzyskanej kwoty, zależny od firmy i wieku długu |
| Brak umowy na piśmie | przyjmujemy fakturę z dowodami wykonania i korespondencją | dowody z maili i dokumentów ocenia sąd | zależy od firmy, często prośba o dodatkowe dokumenty |
| Pierwszy efekt | pismo do dłużnika zwykle w kilka dni, termin 14 dni | nakaz zwykle po kilku tygodniach albo miesiącach | pierwszy kontakt z dłużnikiem w kilka dni |
| Kto dostaje pieniądze | Ty, bezpośrednio na swoje konto | Ty, dobrowolnie albo przez komornika | firma windykacyjna potrąca prowizję |
| Gdy klient kwestionuje usługę | sprzeciw zatrzymuje publikację, zostaje droga sądowa | sprzeciw od nakazu otwiera zwykły proces | firma zwykle odsyła sprawę do sądu |
Do faktury doliczysz odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych i rekompensatę 40, 70 albo 100 euro. Kwoty na dziś policzysz na stronie odzyskiwanie niezapłaconych faktur. Porównanie kosztu kancelarii, windykacji i abonamentu jest w poradniku kancelaria do odzyskiwania długów.
Pytania
Pytania o niezapłaconą fakturę za usługę
Nie widzisz swojej sytuacji? Napisz na kontakt@dluznik.net.pl.
Czy można odzyskać dług bez umowy?
Tak. Umowa o świadczenie usług nie wymaga formy pisemnej, więc może wynikać z maila, akceptacji oferty albo zachowania stron (art. 60 Kodeksu cywilnego). Liczy się, czy udowodnisz zlecenie, wykonanie i kwotę. Fakturę, korespondencję i ślad wykonanej pracy przyjmujemy jako podstawę zgłoszenia.
Jak odzyskać pieniądze za wykonaną usługę?
Wyślij pisemne wezwanie do zapłaty z nowym terminem, a gdy klient milczy, wybierz drogę dalej. Możesz zgłosić dłużnika w DłużnikNet (pismo z 14 dniami na spłatę, potem informacja o długu na profilu firmy), złożyć pozew o nakaz zapłaty albo sprzedać wierzytelność. Te drogi można łączyć.
Czy faktura bez podpisu jest ważna?
Tak. Przepisy o VAT nie wymagają podpisu na fakturze ani podpisu odbiorcy. Do dochodzenia zapłaty ważniejsze jest, że faktura dotarła do klienta i że usługa została wykonana. Faktura z KSeF ma numer nadany przez system, co ułatwia wykazanie doręczenia.
Co zrobić, gdy klient nie płaci za usługę?
Najpierw zapytaj, czy faktura dotarła i czy klient ma zastrzeżenia do pracy. Potem wyślij wezwanie z terminem 7 dni i informacją o odsetkach. Nie wykonuj kolejnych zleceń na kredyt. Po 60 dniach od terminu płatności możesz zgłosić firmę, która nadal nie płaci.
Po jakim czasie przedawnia się faktura za usługę?
Roszczenie z faktury za usługę w działalności gospodarczej przedawnia się po 3 latach, a koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego. Wyjątki dotyczą m.in. umowy o dzieło i przewozu, gdzie terminy są krótsze. Wezwanie nie przerywa biegu przedawnienia, uznanie długu przez klienta tak.
Czy mail ze zleceniem jest dowodem w sądzie?
Tak. Wydruk albo plik maila to dokument, który sąd ocenia razem z innymi dowodami. Najmocniej działa zestaw: mail ze zleceniem i ceną, ślad wykonania, faktura i odpowiedź klienta, który nie kwestionował pracy, tylko przesuwał zapłatę.
Sprawdź, kiedy zgłosisz klienta, który nie zapłacił za usługę
Wpisz NIP firmy, kwotę i termin płatności. Zobaczysz datę pisma, najwcześniejszej publikacji i odsetki na dziś.