Niezapłacona faktura, co zrobić krok po kroku

Gdy kontrahent nie zapłacił faktury, działaj według prostego porządku: najpierw sprawdź dokumenty i termin płatności, potem wyślij wezwanie do zapłaty, nalicz odsetki i rekompensatę, a gdy to nie przyniesie skutku, wybierz jedną drogę dalej. Najgorsze, co można zrobić, to czekać bez planu, bo każdy miesiąc obniża szansę na odzyskanie pieniędzy i przybliża przedawnienie.

Krok 1. Sprawdź, czy dług jest wymagalny i udokumentowany

Zanim zaczniesz upominać kontrahenta, upewnij się, że masz w ręku wszystko, czego będziesz potrzebować na każdym kolejnym etapie. Zbierz w jednym miejscu:

• fakturę z terminem płatności i dowodem jej doręczenia (mail, potwierdzenie z systemu do faktur, podpis odbiorcy),
• umowę albo zamówienie, z którego wynika, co i za ile miałeś dostarczyć,
• protokół odbioru, dokument WZ, list przewozowy albo korespondencję, która potwierdza wykonanie usługi,
• wiadomości, w których kontrahent przyznaje, że wie o fakturze, prosi o przesunięcie terminu albo obiecuje zapłatę.

Dług jest wymagalny od dnia następującego po terminie z faktury albo umowy. Jeśli termin nie został ustalony, świadczenie trzeba spełnić niezwłocznie po wezwaniu dłużnika (art. 455 Kodeksu cywilnego). Pamiętaj też, że ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych co do zasady ogranicza termin zapłaty między firmami do 60 dni od doręczenia faktury. Dłuższy termin wymaga wyraźnego uzgodnienia i nie może być rażąco nieuczciwy wobec wierzyciela.

Krok 2. Zadzwoń, a potem wyślij wezwanie na piśmie

Krótka rozmowa często wystarcza, bo faktura mogła po prostu utknąć w obiegu dokumentów. Jeśli kontrahent obiecuje zapłatę, poproś o potwierdzenie mailem z datą. Taka wiadomość ma znaczenie później: pisemne przyznanie długu jest jego uznaniem, które przerywa bieg przedawnienia.

Gdy rozmowa nie pomaga, wyślij formalne wezwanie do zapłaty. Wskaż numer faktury, kwotę, nowy termin (zwykle 7 dni), numer rachunku i to, co zrobisz, jeśli pieniądze nie wpłyną. Wezwanie wysłane listem poleconym albo mailem z potwierdzeniem odbioru jest też dowodem, że próbowałeś rozwiązać sprawę polubownie, o co pyta sąd w pozwie. Gotową strukturę pisma znajdziesz w poradniku o wezwaniu do zapłaty z ostrzeżeniem.

Krok 3. Policz, co należy Ci się oprócz kwoty z faktury

W transakcji między firmami od dnia po terminie płatności przysługują Ci odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych. W drugim półroczu 2026 r. wynoszą one 13,75 procent w skali roku, bo stopa referencyjna NBP to 3,75 procent, a ustawa dolicza do niej 10 punktów procentowych. Do tego dochodzi rekompensata za koszty odzyskiwania należności: 40, 70 albo 100 euro, zależnie od kwoty faktury, należna bez wysyłania wezwania. Wyliczenia krok po kroku pokazujemy w poradniku o rekompensacie i odsetkach.

Odsetki i rekompensatę warto wpisać do wezwania. Dłużnik widzi wtedy, że zwłoka ma swoją cenę, a Ty nie tracisz argumentu w dalszych rozmowach.

Krok 4. Odzyskaj VAT, który już zapłaciłeś

Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, podatek z niezapłaconej faktury zapłaciłeś do urzędu skarbowego, choć pieniędzy od kontrahenta nie dostałeś. Ulga na złe długi (art. 89a ustawy o VAT) pozwala skorygować podatek należny, gdy nieściągalność wierzytelności jest uprawdopodobniona, czyli gdy faktura nie została zapłacona w ciągu 90 dni od upływu terminu płatności. Warunków jest kilka, między innymi wierzytelność nie może zostać zbyta, a od końca roku wystawienia faktury nie mogą upłynąć 3 lata. Aktualne zasady sprawdzisz w serwisie podatki.gov.pl albo u swojego księgowego.

Krok 5. Sprawdź kondycję dłużnika

Zanim wydasz pieniądze na dalsze kroki, sprawdź, czy dłużnik w ogóle jest w stanie zapłacić. W Krajowym Rejestrze Zadłużonych zobaczysz, czy wobec firmy toczy się postępowanie upadłościowe albo restrukturyzacyjne. Jeśli tak, zasady są inne: wierzytelność zgłasza się w tym postępowaniu w terminie wskazanym w obwieszczeniu, a działania na własną rękę zwykle nic nie dadzą. W rejestrze przedsiębiorców i na białej liście podatników VAT sprawdzisz, czy firma nadal działa i jaki ma status.

Krok 6. Wybierz jedną drogę dalej

Po nieskutecznym wezwaniu masz trzy rozsądne możliwości. Każda nadaje się do innej sytuacji.

W DłużnikNet zgłaszasz dłużnika z fakturą i wezwaniem. Sprawdzamy dokumenty, wysyłamy dłużnikowi pismo z terminem 14 dni na spłatę albo sprzeciw, a jeśli nie zapłaci, na jego profilu w serwisie pojawia się informacja o aktywnym długu. Widzą ją firmy, które sprawdzają go przed współpracą. Kwota i Twoje dane nie są publiczne, a firmy zainteresowane kupnem wierzytelności mogą złożyć wniosek o szczegóły, który akceptujesz w panelu. Plan Wierzyciel kosztuje 149 zł netto + 23% VAT miesięcznie przy płatności rocznej i obejmuje 3 zgłoszenia w okresie rozliczeniowym, bez prowizji od odzyskanej kwoty. Szczegóły planów znajdziesz w cenniku.

Droga sądowa jest opisana w poradniku o nakazie zapłaty, a porównanie sprzedaży z windykacją w poradniku o sprzedaży wierzytelności.

Krok 7. Pilnuj przedawnienia

Roszczenia związane z działalnością gospodarczą przedawniają się zwykle po 3 latach, a roszczenia ze sprzedaży towarów przez przedsiębiorcę po 2 latach. Koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego. Samo wezwanie do zapłaty nie przerywa biegu przedawnienia, przerywa go dopiero uznanie długu przez dłużnika, wniesienie sprawy do sądu albo wszczęcie mediacji. Jak policzyć termin, pokazujemy w poradniku o przedawnieniu długu firmy.

Czego unikać

• Gróźb, których nie zamierzasz spełnić, i gróźb niezgodnych z prawem. Zapowiadaj wyłącznie kroki, które naprawdę podejmiesz.
• Publikowania listy dłużników na własnej stronie albo w mediach społecznościowych. Wpis z danymi firmy i oceną może naruszać dobra osobiste i przepisy o ochronie danych.
• Dalszych dostaw na kredyt kupiecki do kontrahenta, który nie zapłacił poprzednich faktur.
• Odkładania decyzji. Im starszy dług, tym trudniej go odzyskać i tym mniej jest wart przy sprzedaży.