Rekompensata 40 euro i odsetki w transakcjach handlowych

Gdy kontrahent będący firmą płaci po terminie, należą Ci się dwie rzeczy oprócz kwoty z faktury: odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, w drugim półroczu 2026 r. 13,75 procent w skali roku, oraz rekompensata za koszty odzyskiwania należności w wysokości 40, 70 albo 100 euro. Rekompensata przysługuje z samego faktu opóźnienia, bez wysyłania wezwania i bez wykazywania kosztów.

Skąd te uprawnienia

Oba uprawnienia wynikają z ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Transakcją handlową jest umowa, której przedmiotem jest odpłatna dostawa towaru albo świadczenie usług, zawarta między przedsiębiorcami (albo z podmiotem publicznym) w związku z prowadzoną działalnością. Ustawa nie dotyczy umów z konsumentami.

Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych

Odsetki przysługują od dnia następującego po terminie zapłaty z umowy albo faktury, jeśli wykonałeś swoje świadczenie, a nie dostałeś zapłaty w terminie. Jeśli termin nie został określony, odsetki należą się po upływie 30 dni od doręczenia faktury dłużnikowi i wykonania przez Ciebie świadczenia.

Wysokość odsetek to suma stopy referencyjnej Narodowego Banku Polskiego i 10 punktów procentowych. Obowiązuje stopa referencyjna z pierwszego dnia danego półrocza, a minister właściwy do spraw gospodarki ogłasza wysokość odsetek w obwieszczeniu.

Dla porównania, zwykłe odsetki ustawowe za opóźnienie z Kodeksu cywilnego (art. 481 KC) to stopa referencyjna plus 5,5 punktu procentowego, czyli przy tej samej stopie 9,25 procent. Między firmami w transakcji handlowej stosujesz wyższą stawkę.

Jak policzyć odsetki

Wzór jest prosty: kwota zaległości razy stawka roczna razy liczba dni opóźnienia, podzielone przez 365.

Faktura na 12 000 zł zapłacona 75 dni po terminie, stawka 13,75 procent. 12 000 × 0,1375 × 75 / 365 = 339,04 zł odsetek.

Jeśli opóźnienie obejmuje dwa półrocza z różnymi stawkami, policz każdy okres osobno i zsumuj wyniki. Wynik na dziś dla Twojej faktury pokazuje też sprawdzenie długu na stronie głównej.

Rekompensata za koszty odzyskiwania należności

Zgodnie z art. 10 ustawy od dnia nabycia prawa do odsetek przysługuje Ci, bez wezwania, równowartość kwoty:

Kwotę w euro przeliczasz na złote według średniego kursu euro ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie stało się wymagalne. Przy kursie 4,25 zł za euro rekompensata 70 euro to 297,50 zł.

Według przeważającego stanowiska, potwierdzonego orzecznictwem, rekompensata należy się od każdej transakcji, czyli zwykle od każdej faktury zapłaconej po terminie. Należy się także wtedy, gdy dłużnik ostatecznie zapłacił należność główną, tylko z opóźnieniem.

Jeśli Twoje rzeczywiste, uzasadnione koszty odzyskiwania należności były wyższe, możesz żądać zwrotu nadwyżki ponad rekompensatę (art. 10 ust. 2 ustawy). Muszą to być koszty, które naprawdę poniosłeś, na przykład wynagrodzenie zewnętrznej firmy za odzyskanie długu.

Jak dochodzić odsetek i rekompensaty

1. Wpisz je do wezwania do zapłaty razem z kwotą z faktury. Dłużnik widzi, że zwłoka kosztuje.
2. Jeśli dłużnik zapłacił samą fakturę, wystaw notę odsetkową na odsetki i rekompensatę z terminem zapłaty.
3. W pozwie dochodzisz należności głównej, odsetek i rekompensaty razem. Od dnia wytoczenia powództwa możesz żądać odsetek także od zaległych odsetek (art. 482 KC).

Rekompensata i odsetki nie zastępują odzyskania samej należności. Jeśli kontrahent nie zapłacił w ogóle, sprawdź, czy dług spełnia warunki zgłoszenia dłużnika: co najmniej 60 dni po terminie, od 500 zł, z wezwaniem wysłanym co najmniej 30 dni wcześniej. Po weryfikacji wysyłamy dłużnikowi pismo z terminem 14 dni, a gdy nie zapłaci, jego profil pokazuje aktywny dług. Plan Wierzyciel kosztuje 149 zł netto + 23% VAT miesięcznie przy płatności rocznej, szczegóły w cenniku.

Terminy zapłaty, które ustawa dopuszcza

Ustawa chroni wierzyciela także przed zbyt długimi terminami płatności. Między przedsiębiorcami termin co do zasady nie może przekroczyć 60 dni od doręczenia faktury. Dłuższy jest dopuszczalny tylko wtedy, gdy strony wyraźnie go uzgodnią, a nie jest on rażąco nieuczciwy wobec wierzyciela. Gdy dłużnikiem jest duży przedsiębiorca, a wierzycielem mikro, mały albo średni przedsiębiorca, termin nie może przekroczyć 60 dni bez wyjątków. Podmiot publiczny jako dłużnik ma co do zasady 30 dni.

Postanowienie umowy, które wyłącza albo ogranicza prawo do odsetek lub rekompensaty, jest nieważne. Nie musisz więc obawiać się, że zapis w ogólnych warunkach kontrahenta odbierze Ci te uprawnienia.

Przykład pełnego rozliczenia

Kontrahent zapłacił trzy faktury z opóźnieniem. Przy kursie 4,25 zł za euro rozliczenie wygląda tak:

Razem z trzech faktur należy się 782,05 zł odsetek i 892,50 zł rekompensaty, czyli 1 674,55 zł ponad kwoty z faktur. Te kwoty możesz zażądać notą odsetkową, nawet jeśli należności główne zostały już zapłacone.

Do kiedy biegną odsetki

Odsetki naliczasz do dnia zapłaty. W transakcjach handlowych za dzień zapłaty uznaje się dzień, w którym Twój rachunek bankowy został uznany kwotą przelewu, a nie dzień, w którym dłużnik zlecił przelew. Jeśli dłużnik zapłacił tylko część, odsetki od pozostałej kwoty biegną dalej.

Najczęstsze błędy

• Liczenie zwykłych odsetek ustawowych z Kodeksu cywilnego zamiast odsetek w transakcjach handlowych.
• Rezygnacja z rekompensaty, bo „to tylko 40 euro”. Przy kilku fakturach od jednego kontrahenta kwota rośnie szybko.
• Przeliczenie euro po kursie z dnia wysłania wezwania zamiast po kursie wskazanym w ustawie.
• Brak dowodu doręczenia faktury, gdy termin zapłaty nie był ustalony w umowie.

Pełny tekst ustawy znajdziesz w Internetowym Systemie Aktów Prawnych.